【等 级】 市交通规范性文件
【发布时间】 2003-03-13
【生效时间】 2003-03-13
第一条 为规范交通行政案件的立卷归档管理，根据《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和
国行政复议法》、《中华人民共和国行政诉讼法》和《中华人民共和国档案法》等有关法律、法规规定
和省交通厅的有关规定，结合我市交通执法具体情况，特制定本办法。
第二条 交通行政案件立卷归档是指交通行政执法部门在依法对违反交通法律、法规、规章的行政管理
相对人实施行政处罚或者处理过程中形成的具有法律意义和保存价值已经结案的法定文书材料。
第三条 交通行政案件文书材料实行“部门立卷，集中保管，统一管理”的原则。交通行政执法案卷作
为档案综合管理的一部分，应当纳入本市各交通主管部门和执法单位档案管理的范围。市交通局档案管
理部门协助有关部门对交通行政案件的立卷归档工作进行管理。
第四条 经行政复议、行政诉讼、申诉人民法院强制执行或者经过听证程序的交通行政处罚案卷由市、
县交通主管部门归档保管，其余案卷分别由各单位按规定妥善保管。
第五条 本办法适用于本市县级以上人民政府设置的交通主管部门，法律、法规授权的交通管理机构以
及县级以上人民政府交通主管部门依法委托的交通行政执法机构的行政案卷管理。
第六条 本市各交通行政主管部门和执法单位应建立文书立卷归档管理制度，明确具体负责人员和管理
人员，确保处罚或处理完毕的案卷按照有关档案管理规定及时归档，采取切实措施防止档案卷的灭失或
毁损。
第七条 交通行政执法文书的填写须使用钢笔或碳素墨水笔，文书材料为传真件的应当制作复印件并保
持该复印件字迹清楚。
第八条 交通行政处罚文书应当根据简易程序和一般程序的类别，按年度和一案一号的原则立卷归档。
一般程序“一案一卷”，简易程序“十案一卷”。
第九条 每个案卷统一使用南京市交通行政案件卷宗封面（A4纸型牛皮纸质封面），有编号的执法文书
必须使用统一案号。简易程序案件案号为文书上的流水号；一般程序案件的案号按以下格式要求进行编
号：甲交AB罚字[XXXX]N号，其中甲代表地区简称，AB代表执法门类简称，XXXX代表年份，N代表流水号。
行政处理文书单独序列编号，编号规则参照一般程序案件行政处罚文书。
第十条 简易程序文书立卷顺序为：（1）卷宗封面；（2）文书目录；（3）每一案案件文书。每一案
案件文书归档顺序为：询问笔录；调查中获得的其他证据；当场处罚决定收；罚（没）款票据。（4）
卷宗封底。简易程序中不得出现证据登记保存清单等文书。
第十一条 简易程序卷宗封面内容为：案件编号；执法单位名称；立卷时间；立卷人。（具体格式见附
件一）
第十二条 一般程序文书立卷顺序为：（1）卷宗封面；（2）文书目录；（3）立案建议书；（4）询问
笔录；（5）勘验检查笔录；（6）抽样取证凭证；（7）鉴定意见书；（8）证据登记保存清单（中止车
辆运行凭证或暂扣凭证）；（9）违法行为调查报告；（10）处罚报批表；（11）违法行为通知书；（1
2）陈述、申辩书；（13）减轻、从轻处罚（处理）和分期（延期）缴纳罚款审批表；（14）处罚决定
书；（15）送达回证；（16）罚（没）款票据；（17）结案报告；（18）卷宗封底。
行政处理案件文书立卷顺序参照行政处罚案件一般程序文书立卷顺序装订。
第十三条 交通行政处罚案件经过听证程序的，立卷归档时应在第十一条第一款第（12）项后增加三项
：（1）交通行政处罚案件听证会通知书；（2）交通行政处罚案件听证会笔录；（3）交通行政案件听
证会报告。
第十四条 卷宗的装订要逐页编页码，对破损的材料要进行修补或附复印件。
第十五条 一般程序卷宗封面内容为：案由；案件编号；被处罚（处理）当事人姓名或名称；执法单位
名称；结案时间；立卷时间；立卷人。（具体格式见附件二）
第十六条 文书目录应包括：序号；文书（或相关材料）名称；日期；制作人；页码。（具体格式见附
件三）
第十七条 交通行政案件立卷归档材料的保存期为五年。档案材料保存期届满后，由各执法单位提出销
毁申请，经市、县（区）交通主管部门领导批准，在主管部门的监督下予以销毁。对于需要销毁的行政
案件档案材料应当登记造册永久保存。
第十八条 各单位行政执法人员应及时将处罚（处理）完毕的案卷移交本单位具体负责立卷归档管理人
员，实行统一集中管理。立卷归档管理人员要对接受的行政处罚案件逐卷清点，并由交接双方在移交目
录上签字。在接受案卷后，应当根据本规定划分类别，按类编目、存放和保管。
第十九条 市、县（区）交通主管部门要加强对行政案件立卷归档工作的指导，并将该项工作纳入行政
执法工作考核目标。
第二十条 各单位要建立健全归档材料借阅制度。除本单位执法人员或者当事人外，其他任何人不得借
阅行政处罚案卷。借阅行政处罚案件一般不得带出档案室复印，确需带出的应当经过本单位负责人的批
准，上级检查工作的除外。 当事人借阅行政案卷的须携带能够证明其本人身份的相关证明。
第二十一条 凡借阅交通行政案件归档案卷的人员，不得私自抄录、复制、录音、录像。如特殊需要，
须经档案保存单位负责人批准。
第二十二条 交通行政案件立卷归档管理应当建立统计制度，准确掌握归档材料的收进、移出、保管、
查阅和使用等情况。
第二十三条 海事部门对立卷归档另有规定的从其规定。
第二十四条 本办法自发布之日起施行。